Soms lijkt het of een dag steeds korter duurt. Er zijn nog bergen werk te verzetten en hoe hard je er ook tegenaan gaat, toch heb je aan het eind van de dag het gevoel dat er niks gebeurt is. En ondertussen groeit de berg ‘dingen die nog gedaan moeten worden’ gestaag. Time management is ondertussen een populair begrip geworden, maar hoe ga je er mee om?
Het belang van Time Management
Volgens schattingen verpruts je dagelijks zo’n twee uur aan het zoeken naar documenten, het plannen van afspraken die niet door kunnen gaan omdat je er geen tijd voor hebt en het doen van klussen die eigenlijk door anderen gedaan zouden moeten worden. De tijd die men internettend doorbrengt in de tijd van de baas omdat men zich niet kan concentreren en even iets leuks wil doen laten we maar even buiten beschouwing ;) Zou het niet lekker zijn als je die twee uur gewoon overhoudt? Zodat je aan het eind van de dag tijd hebt om je bureau netjes achter te laten, op tijd thuis bent, op tijd het eten klaar hebt en je avond door kunt brengen met je familie in plaats van het dossier waar je overdag niet aan toegekomen bent?
Okee, boeken zat over timemanagement en misschien heb je al meerdere keren geprobeerd om je braaf te houden aan het tijdschrijven, het bijhouden van tig agenda’s thuis en op het werk, het maken van eindeloze lijstjes en andere bezigheden die meer tijd kosten dan opleveren. Daarom maar gewoon wat basics om het leuker te maken en te houden.
Om te beginnen
Bij al het werk dat op je bureau komt kun je je in de eerste plaats afvragen: Moet dit echt gedaan worden en zoja, door mij? Misschien zijn mensen gewend om het bij jou te stallen omdat ze niet weten waar iets heen moet, omdat ze te lui zijn of omdat je zelf altijd graag alle controle wilt hebben. Als je je taken afbakent en geen losse tussendoorklusjes meer accepteert ben je al een stap verder.
Ken jezelf
Iedereen heeft bepaalde momenten op een dag waarin hij extra geconcentreerd is en meer werk gedaan krijgt dan normaal. Prima, probeer die tijd effectief te benutten en zorg dat je niet gestoord wordt door telefoon of bezoek. Daar staat tegenover dat iedereen zo’n moment kent waarop je even inzakt, prima geschikt voor het plegen van telefoontjes of het archiveren van je werk.
Het Goed-Genoeg principe
Misschien ken je de 80-20 regel: tachtig procent van je tijd gaat op aan twintig procent van je taken. Maar is dat echt nodig? Stel dat je een handleiding op moet stellen van honderd pagina’s voor je afdeling. Natuurlijk moet de tekst kloppen en is het handig als het een beetje prettig leest, maar als je drie dagen bezig bent geweest met het zoeken naar leuke illustraties is het zonde van je tijd. Alles perfect willen hebben is een valkuil voor veel mensen, en zeker als je bezig bent om tijdwinst te boeken moet je jezelf regelmatig afvragen: wat is goed genoeg?
Plannen
Eigenlijk is er maar een lijstje dat je echt bij zou moeten houden: je To-Do-List. Hou het altijd bij je, noteer alle klussen die je gevraagd worden te doen (tenzij ze niet bij jou horen, meldt dat dan vriendelijk maar resoluut) en streep door wat je gedaan hebt. Zo vergeet je nooit iets en verspil je geen tijd aan het uitvoeren van klussen op het laatste moment, terwijl je eigenlijk iets beters te doen hebt. Heb je een computer met Outlook, gebruik dan de agendafunctie. Je kunt je taken verdelen over de week en de agenda zo instellen dat hij een waarschuwingssignaal geeft als het bijna zover is. Probeer je taken op te delen in subtaken, zo wordt de drempel minder hoog. En doe de saaiste klussen eerst!
De hardware van Time Management
Aan de kant met die bergen papier! Op je bureau horen alleen:
- Een postbak IN
- Een postbak UIT
- Tissues
- Jaarkalender
- Post-its
- Telefoon
- To-Do-List
- Pen
En de nietmachine dan? Je potloden? Paperclips? Die vijftien smaakjes thee die je altijd bewaart omdat ze in de kantine altijd op zijn? Daar is ooit iets voor uitgevonden, en het heet DE BUREAULA. Tenzij je vijf keer per minuut iets moet nieten heb je al deze spullen niet nodig op je bureau. Zo hou je overzicht op wat je aan het doen bent en raak je niet afgeleid.Zorg voor een goed archiefsysteem voor je papieren, zodat je dingen snel op kunt bergen en terug kunt vinden.
Tot slot
Je agenda bijhouden is niet zo’n punt, maar hoe ga je om met al die tijdverspillers tussendoor waar andere mensen bij zijn betrokken? Daarom tot slot een aantal tips om hier netjes mee om te gaan zonder dat je je als een botte hark hoeft te gedragen.
Tijdverspiller nummer 1: de telefoon
Telefoontjes tussendoor kunnen je veel tijd kosten: je moet iets opzoeken, een afspraak maken in je agenda of je treft iemand die maar niet to the point komt. Probeer om te beginnen je telefoontjes te bundelen. Spreek met mensen af dat je dagelijks rond negen uur en rond twee uur een belrondje houdt. Krijg je tussendoor zelf telefoon, vraag wat mensen willen en spreek af dat je zelf terugbelt, als het jou schikt. Staand telefoneren schijnt ook tijdbesparend te zijn, maar als je tegelijkertijd een afspraak in je Outlook-agenda probeert te typen kan het je ook een halve hernia bezorgen. Kijk wat voor jou het handigst is. Bel je veel, overweeg dan een headset zodat je ondertussen je handen vrij hebt.
Tijdverspiller nummer 2: collega’s
Het is altijd leuk als je populair bent onder je collega’s, maar als het ‘eventjes’ koffiedrinken meer begint te lijken op een illegale koffiebar is het misschien toch tijd om die lekkere stoelen je kantoor uit te bonjouren. Als je overdag minder vaak gestoord wordt heb je aan het einde van de dag tenminste tijd om met je collega’s na te borrelen en het even niet over het werk te hebben! Nu wil je ook niet de hele dag met jezelf praten, en een beetje sociaal contact heb je ook nodig. Maar wil je echt even niet gestoord worden, gooi dan die deur dicht en hang een bord met NIET STOREN aan de deurkruk. En andersom: heb je een rustig dagje, dan hang je je WELKOM bord aan de deur!
Tijdverspiller nummer 3: geen nee durven zeggen
Al eerder werd gezegd dat je veel tijd kwijt kunt zijn met het uitvoeren van andermans taken. Maar hoe zeg je nou nee tegen die zwaar overwerkte collega of die lieve meid die altijd koffie voor je meebrengt? Je wilt niemand voor het hoofd stoten, en je kunt best af en toe iets voor een ander doen. Zeg dan dat je het in geval van uiterste nood wel wilt doen om hen te helpen, maar dat je het heel erg op prijs zou stellen als ze eerst iemand anders gingen zoeken omdat je er nu geen tijd voor hebt.
